Westland Partners

Westland Partners op kwaliteitskoers

Het ook landelijk in aanzien stijgende kantoor Westland Partners Notarissen & Advocaten maakt de laatste jaren veel ontwikkelingen door. Afgelopen week behaalde de afdeling notariaat het ISO 9001-certificaat. Niet gebruikelijk voor een notariskantoor. Het kwaliteitskeurmerk past echter uitstekend bij de ambities van Westland Partners.

- Door Jan Cammeraat

Een notariskantoor moet aan allerlei wettelijke regels voldoen en wordt van tijd tot tijd, meestal onverwacht, gecontroleerd door instanties als het Bureau Financieel Toezicht en de Inspectie der Registratie en Successie. Frans Remmerswaal is een van de notarissen van Westland Partners: "Controles zijn een prima middel om onze wettelijke verplichtingen voor onze klanten te waarborgen. Ook de Koninklijke Nota-riële Beroepsorganisatie (KNB) stelt aan een notariskantoor de nodige eisen. Aan de hand van steekproeven uit dossiers beoordeelt de KNB het notariële werk en de naleving van de regels. In juni heb ik een KNB-audit over het kwaliteitsniveau van onze dienstverlening begeleid. De auditoren gaven ons een ruime negen voor de professionele en integere werkwijze, waaraan wij volgens onze beroepsorganisatie adequaat invulling geven."

Kwaliteit van de organisatie

In het verlengde van de audit van de beroepsorganisatie van notarissen was er de deze maand een audit van bureau Veritas voor het behalen van het ISO 9001-certificaat. Een audit die vooral gericht was op de kwaliteit van de gehele organisa-tie. Notaris Steffie Michels was initiator voor de certificering en de interne regisseur om de audit in goede banen te leiden. "De ISO 9001-norm stimuleert een procesbenadering bij het ontwikkelen, invoeren en verbeteren van de doeltreffendheid van het kwaliteitmanagementsysteem. Het doel is de klanttevredenheid te verhogen door te voldoen aan de eisen van klanten. Alle notarissen en medewerkers waren bij de certificering betrokken. Het was een in-tensief proces, waarbij alles overhoop is gehaald. Gezamenlijk hebben wij onze bedrijfsprocessen beschreven en het was prettig om te zien dat het meeste al geregeld was. De audit was streng. Maar daar waren wij alleen maar blij om. Zeker nu ook een objectieve instantie aan heeft gegeven dat onze procedures goed geregeld zijn. Echt proficiat voor onze medewerkers!"

Dynamische omgeving

De ISO 9001-certificering geldt voor drie jaar. Ieder jaar wordt Westland Partners echter opnieuw getoetst of de organisatie nog voldoet aan de hoge kwaliteitseisen van ISO. "Als organisatie kunnen wij dus niet drie jaar achterover leunen. Wij zijn een professionele organisatie in een dynamische markt, waar steeds veranderingen plaatsvinden. Je kan altijd wel iets verbeteren. Ons kwaliteitshandboek is daarbij nu een leidraad en het opstellen daarvan is zeker leerzaam geweest. Als groeiende organisatie hebben wij een uniforme werkwijze en alle procedures zijn nog transpa-ranter gemaakt. In feite kunnen wij aan de hand van het kwaliteitshandboek voortdurend onze eigen organisatie monitoren op basis van de objectieve ISO-criteria."

Ambitie

Westland Partners doet als kantoor zowel inhoudelijk als organisatorisch op hoog niveau mee. Het is echter niet gebruikelijk dat een notariskantoor ISO-gecertifceerd is. "Wij zijn nu een van de weinige kantoren met een ISO-certificering. Deze certificering is voor de notarisbranche niet verplicht maar sluit wel aan bij de wens van onze zakelijke klanten, die vaak wel verplicht zijn om zich te certificeren. Veel klanten en toeleveranciers van Westland Partners hebben een ISO-certificering; als je kijkt naar de Hillenraad 100 is bijna de helft klant bij ons. Wij vinden het belangrijk om te laten zien dat ook wij in beweging zijn en aan de weg timmeren. Met de ISO-certificering laten wij zien dat wij alle maatregelen hebben genomen voor het leve-ren van de hoogste kwaliteit. Ik weet zeker dat die filosofie aansluit bij de ambitie van onze klanten."