Ga direct naar de inhoud.

Het online aandeelhoudersregister veilig in de cloud

In het digitale tijdperk waarin we leven, zou je kunnen verwachten dat inmiddels zo’n beetje alles wat er te digitaliseren valt, wel gedigitaliseerd is. De verbazing is dan ook groot, wanneer je toch nog geconfronteerd wordt met iets dat is ontkomen aan de digitale tand des tijds: het aandeelhoudersregister. De aandelen van een Besloten Vennootschap, staan nu nog geregistreerd in een papieren boekje: het Register van Aandeelhouders, in de volksmond beter bekend als het “blauwe boekje”. Door een nauwe samenwerking tussen Evidend en Westland Partners is een online aandeelhoudersregister ontwikkeld dat veilig opgeslagen staat in de cloud en geschikt is voor alle typen aandelen en certificaten. En dit past bij de innovatieve ambities van Westland Partners!

Registratie van aandelen

De manier waarop B.V. aandelen geregistreerd worden, toont veel overeenkomsten met de manier waarop dit meer dan 400 jaar geleden gebeurde, ten tijde van de VOC. De VOC werkte destijds al met voorgedrukte formulieren waarop de gegevens van de aandeelhouders en de aandelen met de hand ingevuld werden. Hetzelfde geldt vandaag de dag nog steeds voor het aandeelhoudersregister en ook hedendaagse notariële aktes vertonen gelijkenissen met waardepapieren uit de Gouden Eeuw. Wat in de 17e eeuw werkte, kan vandaag de dag nog steeds werken, helaas gaat dit niet op voor het aandeelhoudersregister.

Niet actueel, onvolledig, onjuist of zelfs kwijt

Uit onderzoek van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie uit oktober 2018 blijkt namelijk dat 85% van de notarissen regelmatig, vaak of heel vaak, geconfronteerd worden met aandeelhoudersregisters die niet actueel, onvolledig, onjuist of zelfs kwijt zijn. Omdat het bijhouden van het aandeelhoudersregister de verantwoordelijkheid is van het bestuur van een B.V., komt de rekening om het register te herstellen of te reconstrueren voor rekening van de vennootschap. Dit terwijl elke notaris regelmatig gevraagd wordt of er geen digitaal alternatief is, anders dan in de vorm van een ingescande PDF.

Door nauwe samenwerking tussen Evidend en Westland Partners is een online aandeelhoudersregister ontwikkeld dat veilig opgeslagen staat in de cloud en geschikt is voor alle typen aandelen en certificaten. Daarnaast is een UBO-register gerealiseerd waarin de volledige vennootschapsstructuur beschikbaar is en een Ultimate Beneficial Owner in één oogopslag te zien is. Verder biedt Evidend een digitale Data Room waarin alle belangrijke documenten zoals notariële aktes van oprichting, levering en uitgifte van aandelen en aandeelhoudersovereenkomsten, snel te raadplegen zijn.

Vrijdag 22 februari is Evidend officieel gelanceerd bij Westland Partners N.V. De eerste gebruikers werden wegwijs gemaakt in de Evidend applicatie en ook zijn de eerste B.V.’s en vennootschapsstructuren opgezet. Kandidaat-Notaris Paul Bols heeft het online aandeelhoudersregister van Evidend zelfs zo omarmd, dat hij diezelfde dag symbolisch afscheid heeft genomen van het papieren aandeelhoudersregister.

Neem voor meer informatie contact op met mr. Paul Bols via 0174-637500 of info@westlandpartners.nl

Tekst: Evidend.

« terug

Deel deze pagina op: