Het ABC bij het sluiten van overeenkomsten

Geschillen over de uitvoering of uitleg van overeenkomsten zijn van alle tijden. Niet zelden ontstaat achteraf discussie doordat niet duidelijk is welke afspraken zijn gemaakt. Dat komt soms doordat partijen geen advocaatkosten willen maken bij het opstellen van overeenkomsten en daarom zelf gaan knippen en plakken. Maar ook omdat sommige ondernemers elke dag nieuwe overeenkomsten sluiten en niet iedere keer een advocaat willen raadplegen. 

Eerder schreef ik een blog waarin ik enkele gouden tips gaf voor het duidelijk opschrijven van afspraken. Aan de hand van een voorbeeld uit mijn eigen praktijk liet ik zien hoe een verschrijving tot een flinke discussie en een dure procedure bij de rechter had geleid. 

Maar er gloeit hoop aan de horizon: goed contracteren kun je leren! 

Ik bedacht daarom een ABC voor ondernemers die zelf overeenkomsten sluiten. Houd dit ABC bij het opstellen van overeenkomsten en/of het bevestigen van afspraken in gedachten, zodat de kans kleiner is dat achteraf over de gemaakte afspraken discussie ontstaat: 

1. Algemene voorwaarden
2. Bindende afspraken
3. Contractsvrijheid

De A van algemene voorwaarden

Een vaak gehoorde misvatting is dat algemene voorwaarden niet tot de overeenkomst behoren. Algemene voorwaarden behoren wel degelijk tot de overeenkomst. Het is een set van standaard afspraken die bedoeld is om in meerdere overeenkomsten van toepassing te zijn. Afspraken die per situatie verschillend (kunnen) zijn vind je daarom niet terug in de algemene voorwaarden. Voorbeelden daarvan zijn afspraken over prijzen, hoeveelheden of kwaliteit van producten. Dit noemen we “kernbedingen”. Deze afspraken zijn essentieel om van overeenstemming tussen partijen te spreken.  

Kernbedingen zie je doorgaans in een offerte of opdrachtbevestiging staan. Voor alle standaard afspraken waarover niet afzonderlijk hoeft te worden onderhandeld, wordt dan verwezen naar de algemene voorwaarden.  

Waarom we algemene voorwaarden handig vinden 

Voor veel ondernemers is het onhandig om standaard afspraken steeds opnieuw in een overeenkomst vast te leggen. De overeenkomst wordt dan erg lang. Dat is commercieel ten overstaan van de klant niet handig en kost ook veel tijd. Makkelijker is het verwijzen naar en het meesturen van algemene voorwaarden. 

Hoewel afspraken in de algemene voorwaarden net zo goed van de overeenkomst deel uitmaken, bestaan er wel verschillen met afspraken waarover afzonderlijk is onderhandeld:

• Specifieke afspraken gaan doorgaans voor op (strijdige) afspraken in de algemene voorwaarden.  
• Als de klant van de algemene voorwaarden onvoldoende kennis heeft kunnen nemen, dan kunnen de algemene voorwaarden worden vernietigd. Op de algemene voorwaarden kan geen beroep meer worden gedaan. De overige afspraken die niet in de algemene voorwaarden stonden blijven bestaan.  
• Het is doorgaans eenvoudiger om een afspraak in de algemene voorwaarden van tafel te krijgen dan een afspraak die afzonderlijk is overeengekomen.  

Het gebruiken van algemene voorwaarden is handig, maar vereist wel de juiste aanpak. Ik geef hieronder daarom enkele handige tips om de algemene voorwaarden zo goed mogelijk te gebruiken om jouw positie te optimaliseren: 

1. Stuur algemene voorwaarden altijd in PDF mee. Dan bedoel ik dus: écht altijd. Bij elk aanbod, bij iedere e-mail waarin wordt onderhandeld en bij het toezenden van de (inmiddels voor de vierde gewijzigde) offerte. Zelfs als je kort reageert op een eerste vraag van een klant wat bijvoorbeeld de kosten van jouw dienstverlening zijn.  
2. Vind je bepaalde afspraken die (deels) in de algemene voorwaarden zijn staan van enorm belang bij een bepaalde opdracht? Leg deze afspraken dan afzonderlijk vast in de offerte of opdrachtbevestiging. Bijvoorbeeld afspraken over aansprakelijkheid in het geval dat een klant – ondanks jouw waarschuwing – een andere keuze maakt. 
3. Vindt het sluiten van de overeenkomst op kantoor of in de winkel plaats? Laat de klant de algemene voorwaarden dan paraferen en ondertekenen. Daarmee beperk je een eventuele discussie over de mogelijkheid dat jouw klant van de algemene voorwaarden kennis heeft kunnen nemen.  
4. Het deponeren van algemene voorwaarden in het Handelsregister of bij de rechtbank is niet voldoende! Deponeren is belangrijk, maar nog belangrijker is het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden en het (altijd) toezenden van een exemplaar. 
5. Verwijzen, verwijzen en verwijzen. Zonder een duidelijke verwijzing naar de algemene voorwaarden loop je het risico dat de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn. De klant moet de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden namelijk aanvaarden.

De B van bindende afspraken

De wet bepaalt dat een overeenkomst tot stand komt door het aanvaarden van een aanbod. Daarom moet in het aanbod bijvoorbeeld al naar de algemene voorwaarden worden verwezen. Behalve in specifiek aangewezen gevallen maakt het voor de wet niet uit hoe een overeenkomst wordt gesloten. Een overeenkomst kan dus ook mondeling worden gesloten.  

Een mondelinge overeenkomst is net zo bindend als een schriftelijke overeenkomst. Alleen het bewijs leveren van een mondeling gemaakte afspraak is doorgaans moeilijk. Daarom is het aangeraden om overeenkomsten schriftelijk vast te leggen. Is dat niet mogelijk? Bevestig de mondeling gemaakte afspraken daarom (eenzijdig) schriftelijk aan de andere partij. 

Wees je ervan bewust dat het mondeling maken van afspraken dus kan leiden tot een verplichting om de afspraken na te komen. Een mondelinge toezegging is snel en eenvoudig gedaan, maar kan achteraf niet (altijd) worden teruggedraaid. Zeker niet als de mondelinge toezegging is gedaan in aanwezigheid van anderen (die kunnen getuigen) of toevallig met een mobiele telefoon is opgenomen. Een opgenomen gesprek kan doorgaans in een civiele procedure als bewijs worden ingebracht. 

Soms wil je ook bij schriftelijke afspraken niet gebonden worden. Een voorbeeld daarvan is het schriftelijk vastleggen van een intentie. Ik schreef recentelijk een blog over de fases die je bij een overname doorloopt. Als partijen een intentieovereenkomst (letter of intent )sluiten waarin zij het voornemen tot de overname uitspreken, dan wordt vaak afgesproken dat de afspraken niet-bindend zijn. Lukt het niet om de overname uiteindelijk rond te krijgen, dan kunnen de wegen van partijen (zonder noemenswaardige kosten) weer scheiden. Belangrijk is dat de afspraken zoals in een intentieovereenkomst goed worden verwoord.  

Wil je wel bindende afspraken maken die alleen in specifieke situaties nog ongedaan kunnen worden gemaakt? Dan kun je werken met ontbindende voorwaarden. Een bekende ontbindende voorwaarde is het financieringsvoorbehoud bij de aankoop van een woning. Bij een bedrijfsovername kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat de overeenkomst kan worden ontbonden als uit het boekenonderzoek (due diligence) ongewenste bevindingen naar voren komen. Het goed formuleren van een ontbindende voorwaarde is niet eenvoudig. Raadpleeg daarom bij twijfel altijd een advocaat. 

Wees je ervan bewust dat je onbedoeld (mondeling) een afdwingbare afspraak kunt maken. Als je bindende afspraken schriftelijk vastlegt, let dan goed op de formulering en gebruik zo nodig ontbindende voorwaarden.  

de c van contractsvrijheid

Bij het sluiten van overeenkomsten kennen we twee uitgangspunten:  

1. Je bent vrij om de afspraken te maken die je wil maken (contractsvrijheid). 
2. Gemaakte afspraken moeten worden nagekomen.  

De wet stelt echter wel beperkingen aan de contractsvrijheid. Sommige afspraken zijn in de wet verboden en kunnen daarom niet worden afgedwongen. Afspraken mogen verder ook niet in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden. Deze afspraken zijn nietig. Een overeenkomst tot het uitvoeren van een moord is een afspraak die zowel in strijd is met de wet als met de openbare orde en de goede zeden.  

Een meer dagelijks voorbeeld waarbij de contractsvrijheid wordt ingeperkt zien we bij het uitsluiten van aansprakelijkheid. Het volledig uitsluiten van aansprakelijkheid wordt in veel gevallen in strijd met de goede zeden beoordeeld. Als samenleving vinden we het niet aanvaardbaar dat je met opzet fouten kan maken en dan vervolgens geen aansprakelijkheid hoeft te dragen. De uitsluiting is daarom doorgaans nietig en zal geen stand houden.  

Niet alleen het uitsluiten van aansprakelijkheid, maar ook het (vergaand) beperken van aansprakelijkheid kan riskant zijn. Een rechter kan tot het oordeel komen dat toepassing van de beperking tot een onaanvaardbare uitkomst leidt. De bepaling zelf is dan niet in strijd met de wet, maar de rechter kan de bepaling dan op verzoek van de klant wel vernietigen.  

Een ondernemer die aan consumenten diensten of producten levert, krijgt veel te maken met beperkingen van de contractsvrijheid. Consumenten worden door de wet in vergaande mate beschermd. Afspraken die in strijd zijn met consumentenwetten kunnen daarom nietig zijn. Rechters moeten daar in veel gevallen in een procedure ook ambtshalve op controleren: zij moeten dat doen zonder dat de consument daar zelf om hoeft te vragen.  

Aan de hand van de voorgaande voorbeelden is de slotsom dat het verleidelijk kan zijn om afspraken te maken die (alleen) voor jou gunstig zijn. De wet steekt daar soms echter een stokje voor. Het is daarom raadzaam om overeenkomsten en afspraken door een advocaat te laten controleren. Soms is alleen meelezen al voldoende! 

Indien u vragen hebt, bijstand wenst of even wilt sparren, dan bellen wij u graag. Vul hieronder uw gegevens in. Mr. Nick Rietveld of een van de andere ondernemingsrecht advocaten van ons kantoor neemt dan contact met u op.