Het ABC bij het sluiten van overeenkomsten

Geschillen over de uitvoering of uitleg van overeenkomsten zijn van alle tijden. Niet zelden ontstaat achteraf discussie doordat afspraken niet duidelijk zijn. Soms doordat partijen geen advocaatkosten wilden maken bij het opstellen van overeenkomsten en daarom zelf zijn gaan knippen en plakken. Soms omdat sommige ondernemers elke dag nieuwe overeenkomsten sluiten en niet iedere keer een advocaat willen raadplegen. 

Een “verschrijving” in een overeenkomst kan leiden tot flinke discussies en dure gerechtelijke procedures. Het is van belang dat u uw afspraken zo duidelijk mogelijk op papier zet. Maak daarnaast gebruik van ons ABC bij het opstellen van uw overeenkomst en/of het bevestigen van afspraken. Zo verkleint u de kans dat achteraf discussie ontstaat over gemaakte afspraken. 

Wij gaan hieronder in op de volgende 3 onderwerpen:

• Algemene voorwaarden 
• Bindende afspraken
• Contractsvrijheid 
  
  

De A van Algemene voorwaarden 

Een vaak gehoorde misvatting is dat algemene voorwaarden niet tot de overeenkomst behoren. Maar algemene voorwaarden behoren wel degelijk tot de overeenkomst! Het is een set van standaard afspraken die bedoeld is om in meerdere overeenkomsten van toepassing te zijn. 

Afspraken die per situatie verschillend (kunnen) zijn, vind je daarom niet terug in de algemene voorwaarden. Voorbeelden van zulke specifieke afspraken zijn afspraken over prijzen, hoeveelheden of kwaliteit van producten. Dit noemen we “kernbedingen”. Deze afspraken zijn essentieel om van overeenstemming tussen partijen te spreken. Kernbedingen staan meestal in een offerte of opdrachtbevestiging. Voor alle standaard afspraken waarover niet afzonderlijk hoeft te worden onderhandeld, wordt dan verwezen naar de algemene voorwaarden.  

Het belang van algemene voorwaarden 

Het hanteren van algemene voorwaarden zorgt ervoor dat ondernemers niet steeds opnieuw de “standaard afspraken” hoeven vast te leggen in een overeenkomst. De overeenkomst wordt anders erg lang. Dat is vanuit commercieel oogpunt ten opzichte van de klant niet handig en kost ook veel tijd. Makkelijker is het verwijzen naar en het meesturen van algemene voorwaarden. Een overeenkomst zonder algemene voorwaarden zien wij dan ook niet vaak.

Verschillen tussen algemene voorwaarden en specifieke afspraken:

• Specifieke afspraken gaan doorgaans voor op (strijdige) afspraken in de algemene voorwaarden.  
• Heeft de klant onvoldoende kennis kunnen nemen van de algemene voorwaarden? Dan kunnen deze worden vernietigd, waardoor er geen beroep meer op kan worden gedaan. De overige – specifieke – afspraken blijven wel gelden.  
• Het is doorgaans eenvoudiger om een afspraak in de algemene voorwaarden van tafel te krijgen dan een afspraak die afzonderlijk is overeengekomen.  

Het gebruiken van algemene voorwaarden is handig, zeker in het zakelijk verkeer. Dit vereist wel de juiste aanpak. Tips om de algemene voorwaarden zo goed mogelijk te gebruiken en uw positie te optimaliseren: 

• Stuur algemene voorwaarden altijd in PDF mee. 

En dan écht altijd. Bij elk aanbod, bij iedere e-mail waarin wordt onderhandeld en bij het toezenden van de (inmiddels voor de vierde keer gewijzigde) offerte. Zelfs wanneer u kort reageert op een eerste vraag van een klant, bijvoorbeeld over wat de kosten van uw dienstverlening zijn.  

• Leg afspraken die voor een specifieke opdracht meer van belang zijn afzonderlijk vast.

Doe dit in de offerte of opdrachtbevestiging. Bijvoorbeeld afspraken over aansprakelijkheid in het geval dat een klant – ondanks jouw waarschuwing – een andere keuze maakt. 

• Laat klanten de algemene voorwaarden paraferen en ondertekenen wanneer de overeenkomst wordt gesloten op kantoor of in de winkel.

Beperk daarmee een eventuele discussie over de mogelijkheid dat uw klant van de algemene voorwaarden kennis heeft kunnen nemen.

• Verklaar uw algemene voorwaarden altijd van toepassing en zend deze altijd mee.

Het deponeren van algemene voorwaarden in het Handelsregister of bij de rechtbank is niet voldoende. Deponeren is belangrijk, maar nog belangrijker is het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden en het (altijd) toezenden van een exemplaar. 

• Verwijs altijd duidelijk naar uw algemene voorwaarden.

Zonder een duidelijke verwijzing naar de algemene voorwaarden loopt u het risico dat de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn. De klant moet de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden namelijk aanvaarden.

Lees hier alles over de battle of forms: wanneer zijn welke algemene voorwaarden van toepassing?

De B van Bindende afspraken 

Wat betekent een overeenkomst sluiten nu eigenlijk? Volgens de wet komt een overeenkomst tot stand door het aanvaarden van een aanbod. Behalve in specifiek aangewezen gevallen maakt het voor de wet niet uit hoe een overeenkomst wordt gesloten. Een overeenkomst kan dus ook mondeling worden gesloten. Dit geldt voor verschillende soorten overeenkomsten, dus ook voor arbeidsovereenkomsten, huurovereenkomsten of overeenkomsten van opdracht. 

Een mondelinge overeenkomst is net zo bindend als een schriftelijke overeenkomst. Alleen het bewijs leveren van een mondeling gemaakte afspraak is doorgaans moeilijk. Wij raden daarom aan om overeenkomsten schriftelijk vast te leggen. Is dat niet mogelijk? Bevestig de mondeling gemaakte afspraken dan alsnog (eenzijdig) schriftelijk aan de andere partij. 

Wees bewust van mondelinge toezeggingen

Wanneer is een overeenkomst bindend? Naast het schriftelijk vastleggen van uw afspraken, kan ook het mondeling maken van afspraken leiden tot een verplichting om de afspraken na te komen en is deze dus bindend. Een mondelinge toezegging is snel en eenvoudig gedaan, maar kan achteraf niet (altijd) worden teruggedraaid. Zeker niet als de mondelinge toezegging is gedaan in aanwezigheid van anderen (die kunnen getuigen) of toevallig met een mobiele telefoon is opgenomen. Een opgenomen gesprek kan meestal ook in een civiele procedure als bewijs worden ingebracht. Legt u bindende afspraken schriftelijk vast? Let dan goed op de formulering en gebruik zo nodig ontbindende voorwaarden (waarover hieronder meer).  

Niet-bindende afspraken

Wilt u niet gebonden raken aan schriftelijke afspraken? Dan legt u een intentie vast. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een overname, wanneer partijen een intentieovereenkomst (letter of intent) sluiten waarin zij het voornemen tot de overname uitspreken. Hierin staat dan dat de afspraken niet-bindend zijn. Lukt het niet om de overname uiteindelijk rond te krijgen, dan kunnen de wegen van partijen (zonder noemenswaardige kosten) weer scheiden. Belangrijk is dat de afspraken zoals in een intentieovereenkomst goed worden verwoord.  

Bindende afspraken ongedaan maken

Wilt u bindende afspraken maken die alleen in specifieke situaties nog ongedaan kunnen worden gemaakt? Werk dan met ontbindende voorwaarden. Een bekende ontbindende voorwaarde is het financieringsvoorbehoud bij de aankoop van een woning. Verder kan bij een bedrijfsovername bijvoorbeeld worden afgesproken dat de overeenkomst kan worden ontbonden als uit het boekenonderzoek (due diligence) ongewenste bevindingen naar voren komen. Het goed formuleren van een ontbindende voorwaarde is niet eenvoudig. Raadpleeg daarom bij twijfel altijd een advocaat. 

De C van Contractsvrijheid 

Het sluiten van overeenkomsten kent 2 uitgangspunten:  

1. U bent vrij om de afspraken te maken die u wilt maken (contractsvrijheid); en
2. Gemaakte afspraken moeten worden nagekomen.  

Beperkingen aan contractsvrijheid

De wet stelt wel beperkingen aan deze contractsvrijheid:

• Zo zijn sommige afspraken in de wet verboden en kunnen daarom niet worden afgedwongen. 
• Afspraken mogen verder ook niet in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden. Deze afspraken zijn nietig. 

Een overeenkomst tot het uitvoeren van een moord is een afspraak die zowel in strijd is met de wet als met de openbare orde en de goede zeden.  

Uitsluiten of beperken van aansprakelijkheid

Een meer dagelijks voorbeeld waarbij de contractsvrijheid wordt ingeperkt, zien we bij het uitsluiten van aansprakelijkheid. Het volledig uitsluiten van aansprakelijkheid is in veel gevallen in strijd met de goede zeden. Als samenleving vinden we het niet aanvaardbaar dat je met opzet fouten kan maken en dan vervolgens geen aansprakelijkheid hoeft te dragen. Zo’n volledige uitsluiting is daarom meestal nietig en houdt geen stand.  

Niet alleen het uitsluiten van aansprakelijkheid, maar ook het (vergaand) beperken van aansprakelijkheid kan riskant zijn. Het toepassen van de beperking kan leiden tot een onaanvaardbare uitkomst. De bepaling zelf is dan niet in strijd met de wet, maar de rechter kan de bepaling dan op verzoek van de klant wel vernietigen. 

Consumentenbescherming bij contractsvrijheid

Een ondernemer die aan consumenten diensten of producten levert, krijgt veel te maken met beperkingen van de contractsvrijheid. Consumenten worden door de wet in vergaande mate beschermd. Afspraken die in strijd zijn met consumentenwetten kunnen daarom nietig zijn. Rechters moeten daar in veel gevallen in een procedure ook ambtshalve op controleren: zij moeten dat doen zonder dat de consument daar zelf om hoeft te vragen.  

Een overeenkomst sluiten: de conclusie

De slotsom is dat het verleidelijk kan zijn om afspraken te maken die (alleen) voor u gunstig zijn. De wet steekt daar soms een stokje voor. Wij raden u daarom aan om uw overeenkomsten en afspraken door een advocaat te laten controleren. Soms is alleen meelezen al voldoende.

Hebt u vragen, wenst u bijstand of wilt u gewoon even sparren? Vul hieronder uw gegevens in, dan neemt een van onze ondernemingsrecht advocaten zo snel mogelijk contact met u op.