Gevolgen van een te vroeg aangevangen aandeelhoudersvergadering voor statutenwijzigingen

Mogelijk te vroeg begonnen aandeelhoudersvergadering: wat voor gevolgen heeft dit voor besluit tot statutenwijziging?

Aandeelhouders van een besloten of naamloze vennootschap komen samen in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). In de AVA oefenen de aandeelhouders naar rato van hun aandelen hun zeggenschap uit. Tijdens de AVA nemen aandeelhouders besluiten met betrekking tot de vennootschap. Tijdens een AVA kunnen zij dus een besluit nemen over: de benoeming en het ontslag van bestuurders, de vaststelling van de jaarrekening en kunnen de aandeelhouders bijvoorbeeld bepalen hoeveel dividend er wordt uitgekeerd. Ook het wijzigen van de statuten gebeurt tijdens de vergadering van aandeelhouders. Voor het nemen van geldige besluiten is van belang dat de juiste procedures en termijnen in acht worden genomen, bijvoorbeeld met betrekking tot het oproepen van de aandeelhouders en de agendapunten van de te houden aandeelhoudersvergadering. Ook moet goed gelet worden op de manier van besluitvorming. Veel van deze bepalingen volgen uit de wet, de statuten of uit een aandeelhoudersovereenkomst. Worden deze procedurele waarborgen verzuimd? De consequenties hiervan werden in een recent arrest van de Hoge Raad nog eens bevestigd.

In deze blog bespreken wij kort deze recente uitspraak van de Hoge Raad. Ook leggen wij u uit wat de mogelijke gevolgen van vormverzuimen met betrekking tot de AVA kunnen zijn en wat u kunt doen om eventuele risico’s zoveel mogelijk te beperken.

Recente uitspraak van de Hoge Raad[1]

In deze betreffende zaak speelde kort samengevat het volgende. Vier broers hielden via hun beheermaatschappijen allen (holding) aandelen in een bedrijf. In de statuten van deze beheermaatschappijen stond kort gezegd dat de aandelen daarin niet mochten worden overgedragen aan derden, met uitzondering van eigen kinderen van de betreffende broer, zonder dat deze eerst werden aangeboden aan de andere broers. Een van de broers heeft vervolgens de andere broers opgeroepen voor een aandeelhoudersvergadering, met als agendapunt wijziging van de statuten omdat de aandelen anders overdraagbaar zouden kunnen worden. Nadat de vergadering had plaatsgevonden, zijn de statuten ook daadwerkelijk gewijzigd bij de notaris.

Twee broers waren het hier vervolgens niet mee eens. Zij stelden zich op het standpunt dat de AVA te vroeg zou zijn begonnen, waardoor zij niet in de gelegenheid waren gesteld om deel te nemen aan de besluitvorming. Ze lieten het er niet bij zitten en startten een procedure, waarin zij stelden dat het tijdens de AVA genomen besluit nietig verklaard moest worden.

Totstandkoming besluit binnen een rechtspersoon

Besluiten binnen een rechtspersoon, zoals een bv of nv, moeten zorgvuldig tot stand komen.
Dat betekent dat iedere aandeelhouder met stemrecht en een bestuurder of orgaan met een raadgevende stem de kans moet krijgen om mee te praten en – als het aandeelhouders met stemrecht betreft – ook mee te stemmen. Besluiten kunnen met een gewone of gekwalificeerde meerderheid worden genomen, afhankelijk van de soort besluitvorming en wat hierover in de wet, de statuten en de aandeelhoudersovereenkomst is bepaald.

In dit geval begon de vergadering te vroeg, waardoor niet alle aandeelhouders konden deelnemen. De Hoge Raad oordeelde dat dit in strijd is met de regels die gelden voor de totstandkoming van besluiten. Dit maakt het besluit niet nietig (automatisch ongeldig), maar vernietigbaar.

Wat is het verschil?

Een vernietigbaar besluit blijft geldig totdat een rechter het vernietigt. Daarvoor moet iemand met een redelijk belang een procedure starten bij de rechtbank van de woonplaats van de rechtspersoon. Bijvoorbeeld een aandeelhouder die niet is gehoord. Voor de volledigheid: een nietig besluit is een besluit dat nooit tot stand is gekomen.

Kortom

De Hoge Raad oordeelde in deze zaak als volgt. Het door de AVA genomen besluit was vernietigbaar omdat de AVA te vroeg begonnen was. Het besluit tot statutenwijziging was namelijk al genomen voordat de twee broers arriveerden. Daardoor was het niet mogelijk geweest voor de twee broers goed deel te nemen aan de AVA. Dat is in strijd met het uitgangspunt dat iedereen in de gelegenheid moet zijn deel te nemen aan de besluitvorming. Dit staat ook wel bekend als de zogenoemde “Wijsmuller-norm”, die vereist dat alle stemgerechtigden ook daadwerkelijk hun rechten kunnen uitoefenen.

In deze zaak hadden de broers echter nagelaten tijdig actie te ondernemen. Uit de wet volgt namelijk dat de bevoegdheid tot het vorderen van vernietiging vervalt één jaar na het einde van de dag waarop hetzij aan het besluit voldoende bekendheid is gegeven, hetzij de belanghebbende daarvan kennis heeft genomen of redelijkerwijs had moeten nemen. Wanneer er dus geen tijdige actie wordt ondernomen, blijft het besluit in stand ook als dit in eerste instantie vernietigbaar zou kunnen zijn. Doordat de broers hier niet tijdig actie hadden ondernomen, bleef het besluit in stand.

Deze uitspraak van de Hoge Raad betekent dat het besluit alleen ongedaan gemaakt kan worden als er op tijd actie wordt ondernomen via de rechter. Zo niet, dan blijft het besluit gewoon geldig – ook al is het onzorgvuldig genomen.

Tips voor de praktijk

Uit deze recente uitspraak kunnen een aantal wijze lessen worden afgeleid. Met onderstaande aandachtspunten weet u waar u als ondernemer op moet letten:

• Let goed op procedurele voorschriften: een aandeelhoudersvergadering (AVA) mag niet eerder starten dan het tijdstip dat in de oproeping is genoemd. Zelfs enkele minuten te vroeg beginnen kan leiden tot vernietigbare besluiten, als daardoor aandeelhouders buitenspel komen te staan.
• Leg oproeping en aanwezigheid tijdens de AVA goed vast: bewaar oproepingsbrieven, verzendbewijzen en aanwezigheidslijsten zorgvuldig. Mocht een besluit worden aangevochten, dan zijn deze documenten cruciaal bewijs voor correcte naleving van de oproepingsregels.
• Let op de vervaltermijn: wie een vernietiging van een besluit van de AVA wil vorderen, moet dit binnen één jaar doen nadat het besluit bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn. Dit is een harde termijn, waardoor na het verstrijken daarvan geen beroep kan worden gedaan op de vernietigbaarheid van een besluit.

Tot slot

Besluitvorming binnen een rechtspersoon is gebonden aan formele regels. Kleine vergissingen kunnen grote gevolgen hebben. Twijfelt u of een vergadering correct is verlopen? Of wilt u weten of u nog tijdig kunt ingrijpen? Neem dan direct contact op met een van onze ondernemingsrechtadvocaten.

[1] ECLI:NL:HR:2025:978