Gouden tips: maak uw overeenkomsten en afspraken duidelijk

De titel van dit blog trapt een open deur in. Natuurlijk moeten afspraken die u maakt duidelijk zijn. Waarom zou u een overeenkomst sluiten en ondertekenen als u niet weet welke afspraken u heeft gemaakt? Toch hebben rechters en advocaten hun handen vol aan geschillen over wel of niet afspraken.

In deze blog leg ik uit waarom het zo belangrijk is dat afspraken in overeenkomsten en offertes duidelijk worden uitgeschreven. Ik geef daarbij een recent voorbeeld uit mijn eigen praktijk en een aantal tips om heldere afspraken te maken.

Hoe ontstaan de meeste overeenkomsten?

Veel mensen en bedrijven kiezen ervoor om afspraken met een andere partij te maken zonder tussenkomst van een advocaat. Dat gebeurt op verschillende manieren:

• Door een overeenkomst op te stellen en te ondertekenen.
• Met het toezenden en accepteren van een offerte.
• Via de e-mail of per WhatsApp.

Deze verplichtingen zijn bindend en moeten worden nagekomen. Dat gaat vaak goed, totdat discussie ontstaat over wat precies met een afspraak is bedoeld of wanneer een overeenkomst een schrijffout bevat. Een duidelijke afspraak blijkt dan achteraf toch minder duidelijk dan gedacht.

Onduidelijkheden liggen op de loer

Het onderhandelen tot een overeenkomst is een belangrijk proces. De betrokken partijen hebben een bepaald idee bij het maken van afspraken. Dat kan tot problemen leiden wanneer partijen een ogenschijnlijk duidelijke afspraak op papier zetten, maar met die afspraak beiden iets anders hebben bedoeld.

Voorbeeld 1: (on)duidelijke afspraak?

Een overeenkomst tussen een verkoper en een koper van een drukmachine bevat de volgende afspraak:

“Koper koopt voor € 50.000,- een drukmachine van Verkoper. Binnen één jaar mag Koper de drukmachine aan Verkoper teruggeven en vervalt verder de koopovereenkomst.”

Een duidelijke afspraak. Of toch niet? Laten we kijken naar wat de bedoeling van partijen kan zijn.

Koper:       “Ik koop een drukmachine voor € 50.000,-. Als ik de drukmachine binnen een jaar na de levering toch niet meer wil hebben, dan mag ik deze inleveren en krijg ik mijn aankoopbedrag van € 50.000,00 weer terug. Daarom kocht ik de drukmachine bij deze verkoper.”

Verkoper:       “Ik verkoop een drukmachine voor € 50.000,-. Aan de koper garandeer ik dat hij de drukmachine binnen een jaar na de aankoopdatum mag teruggeven, maar alleen op voorwaarde dat daar een goede reden voor wordt gegeven. De koper krijgt dan de dagwaarde van de drukmachine.”

Geen twijfel over mogelijk: dit wordt een geschil over de uitleg van de afspraak wanneer de koper de drukmachine terugbrengt. Het gaat in dit geval om een versimpeld voorbeeld. Deze misverstanden ontstaan echter ook bij complexe overeenkomsten tussen grote ondernemingen.

Voorbeeld 2: de klassieke verschrijving

Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Een verschrijving kan het verschil maken tussen een mooie winst of een grote kostenpost.

Recentelijk stond ik een partij bij aan wie gevraagd was een prijs per 1.000 stuks te offreren. Dat gebeurde zoals gevraagd keurig in een offerte. Bij het optellen van de totaalprijs voor 200.000 stuks werd per ongeluk onderaan de offerte geen € 60.000,00 opgeschreven, maar slechts € 6.000,00. De overeenkomst werd gesloten en partijen gingen uit van verschillende bedragen.

Een duidelijk geval van een klassieke verschrijving. Je kunt hier lezen hoe deze zaak is afgelopen.

Wat doet de rechter in deze gevallen (Haviltex)?

Lang geleden heeft onze hoogste rechter bepaald dat de letterlijke tekst van een afspraak niet allesbepalend is. Bij een discussie over de uitleg van een afspraak moet de Nederlandse rechter daarom zoeken naar de bedoeling van partijen en naar wat zij van elkaar mochten verwachten. Dit heet het Haviltex-criterium en geeft de rechter bij het zoeken naar de uitleg een aantal gezichtspunten:

• Wat mochten partijen redelijkerwijs over en weer van elkaar verwachten?
• Welke zin mochten partijen onder de omstandigheden aan de afspraak geven?
• Hadden partijen kennis van het recht?
• Tot welke maatschappelijk kringen behoorden partijen?

Een rechter kan de overeenkomst bijvoorbeeld uitleggen aan de hand van e-mails of app-berichten tijdens de onderhandelingen. Zo nodig kunnen getuigen worden gehoord. De eerst zo duidelijke overeenkomst kan ineens tot een uitvoerige procedure leiden.

Tijd voor wat tips!

Hopelijk heb ik laten zien welke gevolgen onduidelijke afspraken kunnen hebben. U moet voorkomen dat een afspraak tot discussie kan leiden. Een rechter moet een onduidelijke afspraak of overeenkomst dan achteraf gaan uitleggen en dat kan soms in uw nadeel uitvallen. Daarom heb ik een aantal tips om afspraken zo helder mogelijk te houden.

#1 Een overeenkomst hoeft niet alleen afspraken te bevatten.

Schrijf op waarom u de overeenkomst sluit. U hoeft niet alleen afspraken in een overeenkomst te zetten. Een duidelijke inleiding waarin u aangeeft waarom een bepaalde afspraak wordt gemaakt kan een latere discussie en uitleg door de rechter voorkomen.

Ik geef een voorbeeld voor een geval waarin een productieverwachting wordt overeengekomen:

“Partijen spreken in deze overeenkomst af dat de verkoper tegen betaling een jaar lang zijn melk aan de koper verkoopt. De koper zal daarvoor een vast bedrag van € 14.000,- per maand betalen. De verkoper verwacht dat onder normale omstandigheden 600.000 liter op jaarbasis kan worden geproduceerd. Partijen beseffen echter dat de invloed van verkoper op de melkproductie van een koe tot op zekere hoogte beperkt is. Er wordt dus geen opbrengt gegarandeerd. De vaste koopsom is niet afhankelijk van de productie.”

#2 Schrijf de verwachtingen van elkaar op

Door overeenkomsten te sluiten komen verplichtingen over en weer tot stand. Dit brengt altijd bepaalde verwachtingen mee. Geschillen ontstaan vaak doordat een partij niet aan de verwachtingen voldoet of wanneer de verwachtingen over en weer toch anders blijken te zijn. Schrijf de verwachting voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst naar elkaar uit. Dat hoeft niet per se in de (ongetekende) overeenkomst, maar kan ook in de begeleidende e-mail waarmee de overeenkomst of offerte ter ondertekening wordt toegezonden.

#3 Verifieer bij de andere partij

Tijdens onderhandelingen wordt vaak langdurig gecorrespondeerd voordat iets op papier staat. Het is raadzaam om (tussentijds) de afspraken bij de andere partij te checken. Heeft u goed begrepen wat de andere partij heeft bedoeld? Zo niet, dan direct terug naar de tekentafel en verder onderhandelen. Blijf dit doen totdat een duidelijke overeenkomst is opgesteld.

#4 Maak de tekst niet onnodig ingewikkeld

Afspraken worden niet duidelijker door lange en ingewikkelde zinnen met uitzondering op uitzondering. Schrijf in korte zinnen op wat u bedoelt. Het kan soms handig zijn om ook op te schrijven wat u niet bedoelt.

#5 Uitleg kunt u niet uitsluiten

U kunt in een overeenkomst niet vastleggen dat alleen de letterlijke tekst van de afspraak geldt. Het heeft dus geen zin om een toekomstige uitleg door een rechter uit te sluiten, bijvoorbeeld met een entire agreement clause. De letterlijke tekst wordt wel belangrijker wanneer de overeenkomst door een advocaat is opgesteld.

#6 Soms moet u de andere partij laten gaan

Lukt het niet om met een partij duidelijke afspraken te maken? Misschien is het dan verstandig om geen overeenkomst met deze partij te sluiten. U wilt niet gebonden worden aan vage bepalingen omdat de andere partij de overeenkomst aan u oplegt. Daarin zit uiteraard ook een commerciële afweging.

#7 Begin niet eerder dan na een volledig akkoord

Partijen hebben vaak de neiging om alvast te gaan (samen)werken voordat alle afspraken zijn gemaakt en op papier staan. Probeer dat te voorkomen. Uitvoering geven betekent doorgaans dat een overeenkomst tot stand komt. Dat is niet handig wanneer de afspraken niet vast staan.

Een goede oplossing kan zijn om in de (concept)overeenkomst op te nemen dat pas na ondertekening door beide partijen overeenstemming is bereikt.

#8 Laat u bijstaan door een advocaat

U kunt een advocaat beter bij het sluiten van de overeenkomst inschakelen dan bij een geschil achteraf. Laat u daarom (bij ingewikkelde overeenkomsten) bijstaan door een advocaat of laat een advocaat uw (model)overeenkomst beoordelen.

Indien u vragen hebt, bijstand wenst of even wilt sparren, dan bellen wij u graag. Vul hieronder uw gegevens in. Mr. Nick Rietveld of een van de andere ondernemingsrecht advocaten van ons kantoor neemt dan contact met u op.